Paragraaf 8 Openbaarheid

De Wet Open Overheid (Woo), ingangsdatum 1 mei 2022, legt aan bestuursorganen een aantal verplichtingen op. Eén van deze verplichtingen betreft het geven van een impuls aan openbaarheid door in het verantwoordingsverslag in de jaarstukken aan te geven hoe rekening wordt gehouden met de bepalingen uit de Woo. Deze paragraaf is de invulling van deze verplichting in de jaarrekening 2023.

De Wet Open Overheid kent, samengevat, een viertal belangrijke aspecten:

1. De verplichting voor ieder bestuursorgaan om een Woo-contactfunctionaris aan te wijzen.
2. Verplichtingen gericht op passieve openbaarmaking.
3. Verplichtingen gericht op actieve openbaarmaking.
4. Het op orde brengen van de (digitale) informatiehuishouding.

In mei 2023 hebben we de wettelijk verplichte functie ‘Woo-contactfunctionaris’ ingevuld met een interne medewerker ter vervanging van de extern ingehuurde medewerker die deze rol vervulde. Vanuit het oogpunt van laagdrempelige toegang voor de inwoner, hanteren wij zowel extern als intern de titel ‘informatiecontactpersoon’ in plaats van het zwaarder klinkende Woo-contactfunctionaris.
De ervaring leert dat deze rol bij het publiek nog scherper onder de aandacht moet komen.

De werkwijze en doorlooptijd van verzoeken tot (passieve) openbaarmaking van informatie onder de Wet open overheid zijn in 2023 deels gewijzigd. Mede naar aanleiding van een aanbeveling van de Commissie bezwaarschriften is ingezet op de verbetering van de kwaliteit van besluitvorming, onder meer door het verbeteren van sjablonen en een intensievere juridische beoordeling. Vanwege de druk op de ambtelijke organisatie in 2023 wordt de inzet op verkorting van de doorlooptijden in 2024 opgepakt.

Nadat wij in 2022 via de gemeentelijke website raadsstukken en organisatiegegevens zijn gaan publiceren, hebben we conform planning, in februari 2023 daaraan toegevoegd de informatiecategorieën convenanten en Woo-verzoeken.

In het hoofdstuk Openbaarheid in de paragraaf Bedrijfsvoering van de begroting 2023 was sprake van ‘aansluiten op het landelijke PLOOI-platform (PLatform Open OverheidsInformatie) voor publicatie. Op advies van het Adviescollege ICT-toetsing heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) eind 2022 gekozen voor een eenvoudiger en sneller te realiseren oplossing: een verwijsindex (de ‘Woo-index’) met zoekfunctie. Deze index is vanaf 19 juni 2023 beschikbaar gekomen via het ROO (Register van OverheidsOrganisaties). Onze gemeente is hierbij direct aangesloten en publiceert via dit mechanisme (Woo-index Gemeente Ridderkerk) sinds juli 2023 de volgende informatie categorieën: Bereikbaarheidsgegevens, Convenanten, Organisatie & Werkwijze, Overige besluiten van algemene strekking, Vergaderstukken, Wetten en algemeen verbindende voorschriften en Woo-verzoeken en –besluiten.

Daarnaast vragen we intern bij onze medewerkers regelmatig aandacht voor het belang van openheid en transparantie. Dit is in 2023 onder meer gedaan door middel van een themasessie over “de kracht van openheid” met als gastspreker de Ombudsvrouw van de gemeente Rotterdam en een dialoog met onze bestuurders.

Ook landelijk zijn we actief, onder meer door samenwerking met andere gemeenten met als doelstelling met elkaar te zorgen voor kosteneffectieve publicatie methoden. Dit heeft onder meer geleid tot een artikel op de VNG-website (Actief openbaar maken met Openpub | VNG) en een filmpje met achtergrondinformatie over deze technologie.

De Woo verplicht dat de digitale informatiehuishouding binnen acht jaar volledig op orde wordt gebracht. In 2022 is hiervoor een eerste meerjarenplan opgesteld, daaruit volgend een jaarplan mei 2023 – apr 2024. In 2023 zijn we begonnen met het uitvoeren van een deel van de maatregelen uit dit plan. Niet alle voor 2023 geplande activiteiten hebben plaatsgevonden ten gevolge van de ontvlechting van de BAR-organisatie. In 2023 is onder meer gewerkt aan: het opstellen van archief- of vernietigingsprotocollen voor applicaties; vooronderzoek aansluiten eDepot; begeleiden van ontvlechtingsprojecten en migratietrajecten; inrichten kwaliteitssysteem en Informatiebeheerplan; eerste conceptbeleid met betrekking tot archiveren sociale media.