Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Om de ambities in de programma's uit de begroting te realiseren, is een goede bedrijfsvoering belangrijk.

Bedrijfsvoering gaat over de inzet van middelen en processen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Bedrijfsvoeringsprocessen zorgen voor een doelgerichte, doelmatige en rechtmatige uitvoering van de beleidsprogramma’s.

Sinds 1 januari 2014 was de ambtelijke organisatie van de gemeente Ridderkerk ondergebracht in de Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie (BAR). Tot 1 januari 2024 voerde de BAR zowel bedrijfsvoeringstaken als beleids- en uitvoeringstaken uit voor de drie deelnemende gemeenten (Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk).
Met ingang van 2024 heeft de gemeente Ridderkerk weer een eigen ambtelijke organisatie. De beleids- en uitvoeringstaken zijn ontvlochten van de BAR en ondergebracht in de Ridderkerkse ambtelijke organisatie. Voor de bedrijfsvoeringstaken is De BedrijfsvoeringsPartner (voorheen de BAR-organisatie) de uitvoerende organisatie. De paragraaf Bedrijfsvoering in de jaarrekening 2024 van De BedrijfsvoeringsPartner gaat hier nader op in.

Met ingang van 2024 heeft Ridderkerk weer een eigen ambtelijke organisatie. Het beleid en de dienstverlening wordt binnen de nieuw gevormde clusters en teams door Ridderkerkse medewerkers vormgegeven en uitgevoerd. 2024 stond vooral in het teken van (op)bouwen en ontwikkelen van een organisatie die adequaat en goed in staat is om de dienstverlening aan en voorzieningen voor de inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen te verzorgen. Tijdens het bouwen en ontwikkelen was er nadrukkelijk aandacht voor de mens en de cultuur die we nastreven. Dat is duidelijk vertaald in ons organisatieplan met onze missie, visie, kernwaarden en organisatiedoelen.
De ondersteunde bedrijfsvoeringstaken zijn, en worden ook in de toekomst, uitgevoerd door De BedrijfsvoeringsPartner. Het Hulpteam Toeslagen, dat zich bezighoudt met de uitvoering van de Wet hersteloperatie toeslagen, is een tijdelijk organisatieonderdeel.

Omdat de plaatsing van de medewerkers nog niet afgerond was ten tijde van het opstellen van de begroting is voor de loonkostenbegroting daarom uitgegaan van: formatie x werkgeverslasten, maximum schaal x 98,5%. Hiermee is aansluiting gezocht bij ervaringscijfers van De BedrijfsvoeringsPartner.
Ten aanzien van de overige personeelslasten, bijvoorbeeld de kosten voor vergoeding van woon-werkverkeer, dienstreizen, thuiswerkvergoeding, gratificaties en reservering spaarverlof, is dit geraamd op basis van de historische ramingen. Hierbij zijn vaste bedragen per fte begroot.

Naast de inzet van budget 'studiekosten en opleidingen' voor de individuele ontwikkeling van medewerkers is dit budget dit jaar voornamelijk ingezet voor de ontwikkeling van de organisatie en een overzichtelijk organisatieplan.
Het organisatieplan heeft een heldere missie en visie waaruit organisatiedoelen zijn geformuleerd met vertalingen naar leiderschapsprincipes en hoe we verwachten dat medewerkers hiernaar handelen, houding en gedrag. Uit de opleidingskosten zijn de verschillende trainingen gedekt. Ook om de clusters- en teams te helpen bij het opstellen van cluster- en teamplannen. Ongeveer een kwart van het budget is afgezonderd voor deze organisatiebrede (generieke) opleidingen en trainingen. De komende jaren krijgen die een vervolg.

Voor de uitvoering van hun taken hebben de teams ondersteunende middelen nodig zoals abonnementen, licenties, materialen, dienstkleding, verzekeringen en belastingen aanverwante zaken. 

De BedrijfsvoeringsPartner voert per 1 januari 2024 de volgende bedrijfsvoeringstaken uit: Human Resource Management (HRM), Informatie en Communicatie Technologie (ICT) inclusief Informatieveiligheid en Privacy, Control (AO/IC), Financiën met uitzondering van Planning en Control-taken, Juridische zaken en inkoop, Facilitaire zaken, Administratie Zorg en Uitkeringen. De verdeling van de bijdrage door de deelnemende gemeenten is per 2024 op basis van inwonersaantallen. Het begrote bedrag en de realisatie zijn opgenomen in volgende tabel.

In 2024 was de spanning op de arbeidsmarkt nog duidelijk merkbaar. Hierdoor stonden ook de bestuurlijke ambities onder druk. Er is veel vraag naar personeel maar er is slechts een beperkt aanbod. Afgelopen jaar is gebleken dat het lastig is om de juiste mensen te vinden voor de realisatie van onze ambities en plannen. Naast de financiële krapte is de beperkte capaciteit een belangrijke factor in de prioritering van projecten en investeringen.

Onze communicatie richt zich op de ambities uit het collegeprogramma en onze identiteit als gemeente. We nemen inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties mee in wat we doen en waarom. Ook halen we op wat bij hen leeft en sluiten hierop aan. Team Communicatie helpt de organisatie bij het versterken van vertrouwen, betrokkenheid en interactie met onze inwoners, ondernemers en organisaties, waarbij tijdigheid en duidelijkheid een grote rol spelen.

Om inwoners proactief te kunnen informeren is in 2024 de Gemeente Ridderkerk App vernieuwd. Inwoners ontvangen hieruit onder andere bekendmakingen over hun omgeving, werkzaamheden in de gemeente en het laatste gemeentelijke nieuws. Tevens is de nieuwe Uitagenda Ridderkerk online gegaan. Deze website maakt het Ridderkerkers makkelijk om snel te zien welke evenementen en activiteiten er allemaal in Ridderkerk worden georganiseerd.
Onze gemeentelijke website wordt continu doorontwikkeld, zowel aan de achterkant (techniek, digitale toegankelijkheid) als aan de voorkant (informatie). Ook dit jaar zijn er tests gedaan waarbij inwoners ons van input hebben voorzien om de (informatie op de) website continu te kunnen verbeteren. Tevens zijn we eind dit jaar gestart met het project 'Helder schrijven', dat helpt onze brieven aan inwoners makkelijker leesbaar te maken.
In 2024 is er hard gewerkt aan de ontwikkeling van een newsroom: een centrale plek in de organisatie waar verschillende teams samenwerken om tot een goede dialoog met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties te komen. Via de newsroom weten we sneller wat er in de gemeente leeft en kunnen we daarop inspelen. Daarnaast is in 2024 de vernieuwde huisstijl doorgevoerd, zodat informatie vanuit de gemeente uniform en herkenbaar voor onze inwoners wordt aangeboden.
Tot slot is er – na vaststelling van de Nota Betrokken Samenleving – een participatie coördinator geworven, die vanaf januari de nota vertaalt naar onze werkwijze en de organisatie ondersteunt bij participatietrajecten.

Het hebben van een eigen organisatie heeft ook gevolgen voor de huisvesting. Het grootste gedeelte van onze eigen medewerkers wordt gehuisvest in ons gemeentehuis. In 2024 is in combinatie met onderhoudswerk gestart met het herinrichting en verbouwen van enkele ruimtes in het B-gebouw. De betreffende ruimtes voldoen dan weer aan de huidige eisen die we stellen aan onze werkplekken. De buitendienst was tot en met 2023 centraal gehuisvest op de gemeentewerf in Barendrecht, maar heeft nu een eigen locatie aan de Kolenbranderstraat 6 in Ridderkerk. Voorlopig wordt deze locatie gehuurd. Deze locatie is door de verhuurder geschikt gemaakt. Het depot aan de Gorzen voldeed niet aan de eisen en daarvoor zijn maatregelen getroffen zodat deze voorlopig gebruikt kan worden voor de op- en overslag van ingezamelde bijplaatsingen van (grof) huishoudelijk afval en het zwerf- en veegvuil. Het toekomstig duurzaam gebruik van het depot wordt nader onderzocht.

Vanuit de ambitie uit het collegeprogramma om meer datagedreven te werken hebben we ingezet op het versterken van de basis. Hiermee geven we vorm en inhoud aan de randvoorwaarden die datagedreven werken mogelijk maken.
Zo is concrete voortgang geboekt in het monitoren van onze meest belangrijke dienstverlening (Dienstverleningsmonitor). Hiervoor is in de organisatie ingezet op verbeterde processen, (basis)registratie, databeheer, datatoegankelijkheid en datavaardigheden.
Ook op het gebied van het tevredenheidsonderzoek zijn stappen gezet. Zo zijn we vanaf oktober gestart met een nieuw continu tevredenheidsonderzoek onder inwoners die gebruik maken van onze telefonie- en baliediensten en hebben we bestaande onderzoeken voortgezet. Elk kwartaal zijn cliënten van het Sociaal Domein benaderd voor het delen van ervaringen en is in het laatste kwartaal de twee jaarlijkse burgerpeiling uitgevoerd. 

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd. Volgens de financiële verordening 2024 is dat op programmaniveau. Daarnaast staan er duidelijke en concrete spelregels met betrekking tot het begrotingscriterium in de verordening.

Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Ten aanzien van de EU-aanbestedingen is in 2024 de EU-scan uitgevoerd. De bevindingen worden vertaald in de rechtmatigheidsverantwoording. 

Uit het rapport van bevindingen van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en bij de controle ten behoeve van de jaarstukken 2024 zijn geen materiële (financiële) onrechtmatigheden met betrekking tot het voorwaardencriterium ontdekt.

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

De gemeente biedt een zorgpolis aan voor inwoners vanaf 18 jaar met een laag inkomen. De gemeente vergoedt een deel van de aanvullende verzekering. Na de ontvlechting is door het nieuw samengestelde team een interne controle uitgevoerd waaruit is gebleken dat een groot aantal vergoedingen niet rechtmatig is verstrekt. Het gaat dan om vergoedingen aan mensen die inmiddels niet meer in onze gemeente woonachtig zijn of waarvan het inkomen boven de inkomensgrens is gekomen. Omdat het hier vaak (nog) kwetsbare personen betreft en uit doelmatigheidsoverwegingen worden de onterechte vergoedingen niet teruggevorderd. Per saldo levert dat een onrechtmatigheid op van circa € 36.000. In 2024 zijn verder geen gevallen van fraude bekend geworden.

Programma's

Programma 1 Bestuur en ondersteuning
De lasten van programma 1 Bestuur en ondersteuning zijn overschreden met € 449.440. De overschrijding wordt veroorzaakt door een extra storting in de voorziening Wethouderspensioenen. De storting is noodzakelijk vanwege actuariële herberekening aan de hand van de toegepaste rekenrente en opgenomen indexatie. We scharen de kostenoverschrijding onder de openeinderegelingen en wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.

Programma 3 Verkeer, vervoer en waterstaat
De baten van programma 3 Verkeer, vervoer en wegen zijn onderschreden met € 463.950. De onderschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door de post Aanleg glasvezelnetwerk en door lagere onttrekking aan reserves. Door omstandigheden zijn de werkzaamheden voor de aanleg van het glasvezelnetwerk niet uitgevoerd in 2024, maar worden later uitgevoerd. De gemoeide baten (€ 129.336) komen hierdoor ook later binnen, maar wel volledig. De lagere onttrekking (€ 529.879) aan reserves is te wijten aan doorgeschoven prestaties waardoor de kosten niet in 2024 optreden. Wij kwalificeren de onderschrijdingen derhalve als acceptabel volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.

Programma 8 Volksgezondheid en milieu
De lasten van programma 8 Volksgezondheid en milieu zijn overschreden met € 142.567. Onderwerpen die deel uitmaken van de overschrijding zijn de posten SPUK IZA, Planning reiniging & afval, SPUK Verlaging Energierekening, SPUK Nationaal Isolatie Programma (NIP), Begraafplaatsen Algemeen, Aula Rusthof en de verdeling van personeelslasten.

• De overschrijding op de SPUK IZA (€ 298.865) wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten als onderdeel van een subsidieregeling bij een andere gemeente, welke de subsidie doorstort naar de gemeente Ridderkerk. De kostenoverschrijding wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.
• De overschrijding op Planning reiniging & afval (€ 511.518) wordt mede veroorzaakt door de storting in de voorziening Beklemde middelen afvalstoffenheffing. Dit was niet geraamd en daarmee onrechtmatig.
• De overschrijding op de SPUK Verlaging Energierekening (€ 308.443) wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten vanuit het Rijk. De kostenoverschrijding wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.
• De overschrijding op de SPUK Nationaal Isolatie Programma (€ 265.641) wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten vanuit het Rijk. De kostenoverschrijding wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.
• De overschrijding op de post Begraafplaatsen Algemeen (€ 119.624) heeft verschillende oorzaken. Dit is niet eerder gemeld aan de raad en daarmee onrechtmatig.
• De toerekening van de personeelslasten naar programma's is een verplichting en over het geheel budgettair neutraal. Deze verdeling valt onder het geformuleerde beleid en wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.

Programma 9 Volkshuisvesting, leefomgeving en stedelijke vernieuwing
De lasten van het programma 9 Volkshuisvesting, leefomgeving en stedelijke vernieuwing zijn overschreden met € 914.154. Onderwerpen die deel uitmaken van de overschrijding zijn diverse marktinitiatieven en grondexploitaties.

• De overschrijding op de post RvR Rijsoord (€ 157.928) wordt gecompenseerd door een anterieure overeenkomst en wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.
• De overschrijding op de post MI JS Bachstraat 4 (€ 102.720) wordt gecompenseerd door een anterieure overeenkomst en wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.
• De overschrijding op de post MI Rembrandtweg fase 2 (Wooncompas) (€ 277.721) wordt gecompenseerd door een anterieure overeenkomst en wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.
• De overschrijding op de post GREX Het Zand (€ 371.192) wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten en wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.
• De overschrijding op de post GREX Driehoek Het Zand (€ 199.873) wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten en wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.

Niet in de programma's opgenomen baten en lasten
De lasten van Niet in de programma's opgenomen baten en lasten zijn overschreden met € 161.004. Onderwerpen die deel uitmaken van de overschrijding zijn de posten Personele benodigdheden, Personeelslasten cluster Albrandswaard en Toerekenen rente vanuit Activa.

• De overschrijding op de post Personele benodigdheden (€ 127.008) is het gevolg van een overschrijding op de werkkostenregeling. Dit was niet geraamd en daarmee onrechtmatig.
• De overschrijding op de post Personeelslasten cluster Albrandswaard (€ 653.652) wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten en wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.
• De overschrijding op de post Toerekenen rente vanuit Activa (€ 369.528) wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten en wordt hiermee als acceptabel beschouwd volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2024.

Investeringen

Programma 3 Verkeer, vervoer en waterstaat
Het investeringskrediet Aanpassen van bushaltes en doorsteek aan de Geerlaan is met € 42.389 overschreden. De voorbereiding en afstemming van de werkzaamheden hebben meer tijd en uren gekost. Dit is niet tijdig gemeld aan de raad en daarmee onrechtmatig.
Het investeringskrediet Keerwand Donckse Bos is voor 2024 met € 92.714 overschreden. Echter wanneer alle kredieten voor de keerwand worden opgeteld voor 2024 en volgende jaren valt de overschrijding binnen het totaal beschikbaar gestelde krediet en kan volgens de Financiële verordening 2024 als rechtmatig beschouwd worden. 
Het investeringskrediet Ontbrekende schakels fietsnetwerk is overschreden met € 169.700 door een verkeerde raming in 2024. De overschrijding valt binnen het totaal beschikbaar gestelde krediet en kan volgens de Financiële verordening 2024 als rechtmatig beschouwd worden.
Het investeringskrediet Stimulering Verkeersveiligheid is op de lasten overschreden met € 198.600 en op de baten onderschreden met € 593.400. De overschrijding valt binnen het totaal beschikbaar gestelde krediet en de baten worden het volgende jaar verwacht. Hiermee kunnen de over- en onderschrijding volgens artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening 2024 als rechtmatig beschouwd worden.

Programma 6 Sport, cultuur en recreatie
Het investeringskrediet Muziekschool COM-gebouw is overschreden met € 34.808. De overschrijding komt door het naar voren halen van werkzaamheden, maar valt geheel binnen het beschikbaar gestelde krediet. Hierdoor kan deze kostenoverschrijding, volgens de Financiële verordening 2024, als rechtmatig worden beschouwd.
Het investeringskrediet IKC De Noord gymlokaal is overschreden met € 99.789. De overschrijding komt door het naar voren halen van werkzaamheden, maar valt geheel binnen het beschikbaar gestelde krediet. Hierdoor kan deze kostenoverschrijding, volgens de Financiële verordening 2024, als rechtmatig worden beschouwd.
Het investeringskrediet Speelvoorzieningen is overschreden met € 106.703 door een verkeerde raming in 2024. De overschrijding valt binnen het totaal beschikbaar gestelde krediet en kan volgens de Financiële verordening 2024 als rechtmatig beschouwd worden.

Begrotingscriterium

Binnen de bestaande processen voor het budgetbeheer en de planning en control cyclus is veel aandacht voor de budgetoverschrijdingen. Het doorontwikkelen van de rapportages en het verbeteren van de informatie met prognoses moet bijdragen aan een eerdere signalering van begrotingsonrechtmatigheden door overschrijdingen.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk legt over het jaar 2024 verantwoording af over de stand van zaken op het gebied van informatieveiligheid binnen de gemeentelijke organisatie. Dit gaat op basis van de landelijke en voor gemeenten verplichte Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) systematiek. We leggen verantwoording af aan de gemeenteraad (horizontale verantwoording) en aan de verschillende toezichthouders (verticale verantwoording).

De ENSIA-verantwoording voor het jaar 2024 gaat over onderstaande onderdelen:

• Implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) - Zelfevaluatie.
• Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) – Geauditeerde zelfevaluatie.
• Digitale Persoonsidentificatie (DigiD) – Geauditeerde zelfevaluatie.
• Basis Registratie Personen (BRP) - Zelfevaluatie.
• Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland (PUN) - Zelfevaluatie.
• Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) - Zelfevaluatie op datakwaliteit.
• Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) - Zelfevaluatie op datakwaliteit.
• Basisregistratie Ondergrond (BRO) - Zelfevaluatie op datakwaliteit.

Onderstaande tabellen geven per ENSIA-onderdeel een korte toelichting, bevindingen en de stand van zaken weer. Voor de leesbaarheid is per onderdeel met behulp van kleuren de algemene status weergegeven.