Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Om de programma's uit de begroting te kunnen realiseren, is een goede bedrijfsvoering onmisbaar.

Bedrijfsvoering gaat over de processen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Bedrijfsvoeringsprocessen dragen bij aan een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsprogramma’s, volgens de geldende wetgeving.

Met ingang van 2024 zijn de beleids- en uitvoeringstaken ontvlochten uit de BAR en ondergebracht in onze eigen organisatie. Voor de bedrijfsvoeringstaken is De BedrijfsvoeringsPartner de uitvoerende organisatie. De begroting 2025 van De BedrijfsvoeringsPartner gaat hier nader op in.

In 2025 werken we verder aan de vormgeving van onze eigen ambtelijke organisatie die in 2024 uit de BAR is ontvlochten. Het beleid en de dienstverlening wordt binnen de clusters en teams door Ridderkerkse medewerkers vormgegeven en uitgevoerd. 2025 staat in het teken van doorontwikkelen van een organisatie die goed in staat is om de dienstverlening aan, en voorzieningen voor de inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen te verzorgen. Er zal tijdens het bouwen en ontwikkelen nadrukkelijk aandacht zijn voor de mens en de cultuur die we nastreven.
De ondersteunde bedrijfsvoeringstaken worden door De BedrijfsvoeringsPartner uitgevoerd. Het Hulpteam Toeslagen, dat zich bezighoudt met de uitvoering van de Wet hersteloperatie toeslagen, is een tijdelijk organisatieonderdeel.

De plaatsing van de medewerkers is in 2024 afgerond. Voor de loonkostenbegroting is uitgegaan van de loonkosten begroot op basis van de werkelijke lasten en een inschatting van de cao 2025. In de begroting 2025 zijn voor extra taken als gevolg van wet- en regelgeving, verbetering van onze dienstverlening en voor het opvangen van de belangrijkste personele kwetsbaarheden aanvullende budgetten opgenomen.
Ten aanzien van de overige personeelslasten, bijvoorbeeld de kosten voor vergoeding van woon-werk verkeer, dienstreizen, thuiswerkvergoeding, gratificaties en reservering spaarverlof, is dit geraamd op basis van de historische ramingen.

De opleidingskosten zijn begroot op 2% van de loonsom. Hiermee wordt aangesloten bij de landelijke norm en het percentage dat bij de ontvlechting van BAR met de Ondernemingsraad is afgesproken. Hiervan is 25% afgezonderd voor organisatiebrede (generieke) opleidingen en trainingen. Voor specifieke opleidingen en trainingen voor het bestuur, de griffie en de crisisorganisatie, is separaat opleidingsbudget beschikbaar.

Voor de uitvoering van hun taken hebben de teams ondersteunende middelen nodig zoals abonnementen, licenties, materialen, dienstkleding, verzekeringen en belastingen aanverwante zaken. Dit is ook als post opgenomen in deze begroting.

Organisatie Ridderkerk

De BedrijfsvoeringsPartner voert in 2025 de volgende bedrijfsvoeringstaken uit: Human Resource Management (HRM), Informatie en Communicatie Technologie (ICT) inclusief Informatieveiligheid en Privacy, Control (AO/IC), Financiën met uitzondering van Planning en Control-taken, Juridische zaken en inkoop, Facilitaire zaken, Administratie Zorg en Uitkeringen. De bijdrage van de deelnemende gemeenten is per 2025 op basis van inwonersaantallen en zijn voor Ridderkerk begroot volgens onderstaande tabel.

Vanwege de spanningen op de arbeidsmarkt staan de bestuurlijke ambities onder druk. Op dit moment is er veel vraag naar mensen en is het aanbod nog steeds beperkt. Hierdoor is het steeds moeilijker om de juiste mensen te vinden voor de realisatie van onze ambities en plannen. Naast het geld is de beperkte beschikbare capaciteit een factor die moet worden meegenomen in de prioritering van projecten en investeringen.

Om samen met de maatschappelijke organisaties, inwoners en gemeenteraad aan een toekomstbestendig Ridderkerk te werken, is communicatie doorslaggevend. Uit het collegeprogramma vloeien ambities uit zoals inwoners vertrouwen erop dat zij tijdige en duidelijke informatie van ons krijgen, wij naar hen luisteren, betrokken zijn en ruimte bieden voor dialoog en het uitoefenen van invloed. Laagdrempelig en via voor hen vertrouwde media en aansluitend bij hún leefwereld. We bouwen aan reputatie en relaties met onze stakeholders. We luisteren, monitoren, zoeken interactie, online en offline. We realiseren ons dat iedereen 24/7 meekijkt en we werken aan geloofwaardigheid en vertrouwen. We leveren vakwerk in de realisatie van middelen en activiteiten zoals sociale mediacampagnes, publiciteit, speeches, web et cetera. Daarnaast zijn we proactief betrokken bij het communicatie vaardiger maken van de organisatie, issuemanagement, (online) participatie en bij timing en afstemming van interne en externe communicatie.
De kosten voor communicatie-inzet bij projecten of programma’s worden begroot bij de programma’s zelf. Communicatie beschikt over een werkbudget voor activiteiten die de hele organisatie betreffen.

De meeste medewerkers worden gehuisvest in ons gemeentehuis. Ook zijn medewerkers van De BedrijfsvoeringsPartner en van Albrandswaard in ons gemeentehuis gehuisvest.
De buitendienst heeft een eigen locatie aan de Kolenbranderstraat in Ridderkerk. Voorlopig wordt deze locatie gehuurd. Het gemeentedepot De Gorzen wordt gebruikt voor de tijdelijke opslag en verzamelen van door onze eigen medewerkers ingezamelde zwerfafval en afval van de bijplaatsingen. Daarna kan het ingezamelde afval naar de afvalverwerkers worden afgevoerd. Op een later moment moet worden bepaald of het gemeentedepot ook toekomstbestendig is.

Met de ingang van het boekjaar 2023 ligt de verstrekking van de rechtmatigheidsverklaring over de jaarrekening bij het college. De accountant controleert de afgegeven verklaring op de getrouwheid. De ervaringen uit het jaarrekeningproces 2023 worden gebruikt om de rechtmatigheidsverantwoording en de controle op de interne processen te verbeteren. Omdat nog steeds een aanzienlijk deel van de processen door De BedrijfsvoeringsPartner worden uitgevoerd en zij de afgelopen jaren veel ervaring heeft opgedaan met interne- en verbijzonderde interne controles wordt ook nauw samengewerkt met De BedrijfsvoeringsPartner. De kaderstelling op het gebied van rechtmatigheid wordt geregeld in Financiële verordening en het normenkader van de gemeente.

Op basis van artikel 213a uit de Gemeentewet is het college verplicht periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. Daarin wordt doelmatigheid gedefinieerd als de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of dat met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. Doeltreffendheid staat voor de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald. Verwijzend naar het artikel in de gemeentewet worden deze onderzoeken ook wel 213a-onderzoeken genoemd. Met het uitvoeren en publiceren van de 213a-onderzoeken wordt beoogd de transparantie van het gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken.

Hieronder worden de onderzoeken genoemd die in ieder geval onder de titel 213a in 2025 worden uitgevoerd. Per onderwerp wordt op hoofdlijnen de onderzoeksvraag beschreven.

Het onderzoek dient inzicht te verschaffen in de werking van de servicenormen. De centrale onderzoeksvraag is: Is de organisatie 'ín control' als het gaat over de servicenormen? Zijn er maatregelen nodig die tot verbetering kunnen leiden?
Deelvragen zijn bijvoorbeeld:

1. Welke servicenormen gelden?
2. Worden de gestelde normeringen gehaald?
3. Wordt op de servicenormen gestuurd?
4. Zijn medewerkers goed op de hoogte van de servicenormen?
5. Wordt over de servicenormen gerapporteerd?
6. Is er sprake van beleid t.a.v. de servicenormen?

De centrale vraag is inzicht te krijgen in de wijze waarop de urentarieven worden bepaald en waarvoor deze tarieven gebruikt worden.
Deelvragen kunnen bijvoorbeeld zijn:

1. Hoe worden de tarieven berekend?
2. Waar worden de tarieven voor gebruikt?
3. Hoeveel differentiatie of hoeveel verschillende tarieven zijn er en wat is minimaal nodig?
4. Zijn er wettelijke regels voor het bepalen en gebruik voor uurtarieven en is er vastgesteld beleid?

Naast deze onderzoeken in het kader van de verordening 213a worden er nog diverse andere periodieke onderzoeken uitgevoerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om de jaarlijkse cliënt ervaringsonderzoeken op het gebied van de Wmo en leerlingenvervoer. Tevens wordt iedere twee jaar de Burgerpeiling (waarstaatjegemeente.nl) uitgevoerd. Daarnaast worden er gedurende het jaar beleidsevaluaties uitgevoerd ter voorbereiding op actualisaties van beleid.

In ons collegeprogramma staat onze ambitie om Datagedreven werken verder in te bedden in onze organisatie. Op verschillende beleidsterreinen werken we nu al met data en informatie, deze toepassingen willen we verbreden en professionaliseren. We willen doorgroeien van een Databenieuwde naar een Databewuste organisatie. De menselijke maat blijft, naast proportionaliteit, privacy en ethiek, een belangrijke toetssteen bij het verzamelen en inzetten van data.
Voor het toepassen van Datagedreven werken zetten we in op de doorontwikkeling van onder andere data kwaliteit, vaardigheden van medewerkers, infrastructuur en handelingswaarden. Hiervoor werken we in 2025 de visie en strategie voor Datagedreven werken verder uit. Deze visie geeft praktische kaders voor de bredere doelstelling om datagedreven werken breder in te bedden, hiervoor hulpmiddelen te ontwikkelen en vaardigheden aan te leren. Vanuit de maatschappelijke opgave is het nodig om de bredere integrale (beleids)doelstellingen en bijbehorende informatiebehoefte in beeld te brengen. Vanuit de data is het nodig om processen en basisregistraties op orde te brengen, om databeheer te borgen en om informatie te ontsluiten.