Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Om de programma's uit de begroting te kunnen realiseren, is een goede bedrijfsvoering belangrijk.

Bedrijfsvoering gaat over de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Bedrijfsvoeringsprocessen zorgen voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsprogramma’s, volgens de geldende wetgeving.

Sinds 1 januari 2014 heeft de gemeente Ridderkerk haar ambtelijke organisatie ondergebracht in de Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie (BAR). De BAR voert haar werkzaamheden uit voor de drie deelnemende gemeenten (Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk). Dit betreft tot 1 januari 2024 zowel bedrijfsvoeringstaken als beleids- en uitvoeringstaken.
Met ingang van 2024 heeft de gemeente Ridderkerk weer een eigen ambtelijke organisatie. De beleids- en uitvoeringstaken zijn dan ontvlochten van de BAR en ondergebracht in de Ridderkerkse ambtelijke organisatie. Voor de bedrijfsvoeringstaken blijft de BAR de uitvoerende organisatie voor Ridderkerk. De paragraaf Bedrijfsvoering in de begroting 2024 van de BAR gaat hier nader op in.

Met ingang van 2024 heeft Ridderkerk weer eigen ambtelijke organisatie. Het beleid en de dienstverlening wordt binnen de nieuw gevormde clusters en teams door Ridderkerkse medewerkers vormgegeven en uitgevoerd. 2024 staat in het teken van bouwen en ontwikkelen van een organisatie die goed in staat is om de dienstverlening aan, en voorzieningen voor de inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen te verzorgen. Er zal tijdens het bouwen en ontwikkelen nadrukkelijk aandacht zijn voor de mens en de cultuur die we nastreven.
De ondersteunde bedrijfsvoeringstaken blijven door de afgeslankte BAR-organisatie uitgevoerd worden. Het Hulpteam Toeslagen, dat zich bezighoudt met de uitvoering van de Wet hersteloperatie toeslagen, is een tijdelijk organisatieonderdeel. Het buiten de BAR-organisatie organiseren van deze taak heeft behoorlijke juridische gevolgen, zodat gekozen is dit team in de BAR-organisatie te houden.

Personeelskosten
Omdat de plaatsing van de medewerkers nog niet afgerond is ten tijde van het opstellen van de begroting is begroten op basis van de inschaling niet mogelijk. Voor de loonkostenbegroting is daarom uitgegaan van: formatie x werkgeverslasten, maximum schaal x 98,5%. Hiermee is aansluiting gezocht bij ervaringscijfers van de BAR. In de toekomst zullen de loonkosten worden begroot op basis van de werkelijke lasten.
Ten aanzien van de overige personeelslasten, bijvoorbeeld de kosten voor vergoeding van woon-werk verkeer, dienstreizen, thuiswerkvergoeding, gratificaties en reservering spaarverlof, is dit geraamd op basis van de historische ramingen. Hierbij zijn vaste bedragen per fte begroot.

Opleidingskosten
De opleidingskosten zijn begroot op 2% van de loonsom. Hiermee wordt aangesloten bij de landelijke norm en het percentage dat bij de ontvlechting van BAR met de Ondernemingsraad is afgesproken.

Overige kosten
Voor de uitvoering van hun taken hebben de teams ondersteunende middelen nodig zoals abonnementen, licenties, materialen, dienstkleding, verzekeringen en belastingen aanverwante zaken. Dit is ook als post opgenomen in deze begroting.

Specificatie lasten en baten van de organisatie

Organisatie Ridderkerk, zonder teams Albrandswaard
Lasten	Begroot 2024
Loonkosten	-23.843.200
Overige personeelskosten	-274.000
Opleidingskosten	-441.500
Overige kosten	-482.900
Totale lasten	-25.041.600

Teams Albrandswaard
Lasten	Begroot 2024
Loonkosten	-5.697.700
Overige personeelskosten	-153.900
Opleidingskosten	-113.900
Overige kosten	-38.800
Totale lasten	-6.004.300
Baten
Bijdragen Albrandswaard	6.004.300
Totale baten	6.004.300
Saldo	0

De BAR voert per 1 januari 2024 de volgende bedrijfsvoeringstaken uit: Human Resource Management (HRM), Informatie en Communicatie Technologie (ICT) inclusief Informatieveiligheid en Privacy, Control (AO/IC), Financiën met uitzondering van Planning en Control-taken, Juridische zaken en inkoop, Facilitaire zaken, Administratie Zorg en Uitkeringen. De bijdrage van de deelnemende gemeenten is per 2024 op basis van inwonersaantallen en zijn voor Ridderkerk begroot volgens onderstaande tabel.

Vanwege de spanningen op de arbeidsmarkt staan de bestuurlijke ambities onder druk. Op dit moment is er veel vraag naar mensen en er is slechts een beperkt aanbod. Hierdoor is het steeds moeilijker om de juiste mensen te vinden voor de realisatie van onze ambities en plannen. Naast het geld is de beperkte beschikbare capaciteit een factor die moet worden meegenomen in de prioritering van projecten en investeringen.

Team communicatie richt zich op de ambities uit het collegeprogramma en onze identiteit als gemeente. Daar vloeien verschillende ambities uit:
Inwoners vertrouwen erop dat zij tijdige en duidelijke informatie van ons krijgen, wij naar hen luisteren, betrokken zijn en ruimte bieden voor dialoog en het uitoefenen van invloed. Laagdrempelig en via voor hen vertrouwde media en aansluitend bij hún leefwereld. We bouwen aan reputatie en relaties met onze stakeholders. We luisteren, monitoren, zoeken interactie, online en offline. We realiseren ons dat iedereen 24/7 meekijkt en we werken aan geloofwaardigheid en vertrouwen. We leveren vakwerk in de realisatie van middelen en activiteiten, zoals sociale mediacampagnes, publiciteit, speeches, web et cetera. Daarnaast zijn we proactief betrokken bij het communicatiever maken van de organisatie, issuemanagement, (online) participatie en bij timing en afstemming van interne en externe communicatie.
De kosten voor communicatie-inzet bij projecten of programma’s worden begroot bij de programma’s zelf. Communicatie beschikt over een werkbudget voor activiteiten die de hele organisatie betreffen.

Het hebben van een eigen organisatie heeft ook gevolgen voor de huisvesting. Het grootste gedeelte van onze eigen medewerkers worden gehuisvest in ons gemeentehuis. De buitendienst was tot en met 2023 centraal gehuisvest op de gemeentewerf in Barendrecht, waar al het gezamenlijke materiaal en materieel zich bevindt, maar heeft nu eigen een locatie aan de Kolenbranderstraat 6 in Ridderkerk. Voorlopig zal deze locatie worden gehuurd. Deze locatie is door de verhuurder voor ons geschikt gemaakt en voldoet aan de benodigde interne en externe ruimte. Op een later moment moet worden bepaald of deze locatie ook toekomstbestendig is.

Op 31 mei 2022 is het wetsvoorstel ‘Versterking decentrale rekenkamers’ aangenomen. Een onderdeel van dit wetsvoorstel is de rechtmatigheidsverantwoording. Met de ingang van het controlejaar 2023 komt de verstrekking van de rechtmatigheidsverklaring over de jaarrekening bij het college te liggen. De accountant controleert de afgegeven verklaring dan nog wel op de getrouwheid. Op basis van de nieuwe regels zijn in de jaarstukken 2020, 2021 en 2022 bij wijze van proef al rechtmatigheidsverantwoordingen opgesteld. De ervaringen uit 2023 en de proefjaren gebruiken we om rechtmatigheidsverantwoording en de controle op de interne processen te verbeteren. Dit zal in nauw overleg met de accountant. Omdat nog steeds een aanzienlijk deel van de processen door de BAR worden uitgevoerd. De afgelopen jaren heeft de BAR veel ervaring opgedaan met interne- en verbijzonderde interne controles wordt ook nauw samengewerkt met Concern control van de BAR gebeuren. De kaderstelling op het gebied van rechtmatigheid wordt geregeld in Financiële verordening en het normenkader.

In het collegeprogramma heeft de gemeente de ambitie uitgesproken om meer data-gedreven te werken. Voor een deel werken we al met data. Nu maken we de beweging van pionieren en ontdekken naar professionaliseren en verbreden. We willen doorgroeien van een Databenieuwde naar een Databewuste organisatie. Data-gedreven werken wordt de norm zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen. Door de verschillende bouwstenen (waaronder datakwaliteit, medewerkers, architectuur en ethiek) te ontwikkelen bewegen we naar het gewenste niveau toe.
Om dit te bereiken en een stap richting professionalisering en data-bewust werken te kunnen maken wordt in 2024 een visie en strategie uitgewerkt.
Belangrijk is hierbij om medewerkers de vaardigheden te leren om data te vertalen in zinvolle inzichten en om te handelen op basis van die inzichten. Vanuit de maatschappelijke opgave is het nodig om de informatiebehoefte hiervoor in beeld brengen. Vanuit de data is het nodig om basisregistraties op orde brengen, om databeheer borgen en om informatie te ontsluiten voor medewerkers. Om het bovenstaande te bereiken moeten we stappen zetten in het volwassenheidsniveau van werken met data.