Paragraaf 8 Openbaarheid

De Wet Open Overheid (Woo), die op 1 mei 2022 is ingegaan, legt bestuursorganen verschillende verplichtingen op. Een van deze verplichtingen is om openbaarheid te bevorderen door in het verantwoordingsverslag van de jaarstukken aan te geven hoe rekening wordt gehouden met de bepalingen van de Woo. Deze paragraaf vervult deze verplichting in de jaarrekening van 2025. De Woo omvat, kort samengevat, vier belangrijke aspecten:

1. Elk bestuursorgaan moet een Woo-contactpersoon benoemen.
2. Verplichtingen gericht op passieve openbaarmaking.
3. Verplichtingen gericht op actieve openbaarmaking.
4. Het organiseren van de (digitale) informatiehuishouding.

In augustus 2025 begon een nieuwe Woo-contactfunctionaris. Deze persoon richt zich vooral op direct contact om situaties te de-escaleren en juridisch minder complex te maken met de Woo-verzoeker. Daarnaast speelt de Woo-contactfunctionaris een belangrijke rol bij het invoeren van actieve openbaarmaking.

In 2025 kwamen er tweeëntwintig nieuwe Woo-verzoeken binnen. Bij bijna alle verzoeken is persoonlijk contact gezocht met de aanvrager. In negen gevallen was een Woo-procedure niet nodig en kon de aanvrager direct en snel de gewenste informatie krijgen. In totaal zijn er in 2025 negenentwintig verzoeken afgehandeld, waaronder enkele die nog uit 2024 kwamen.

Vanaf 1 november 2024 geldt de wettelijke verplichting om actief bepaalde informatiecategorieën te publiceren (zoals Wetten en algemeen verbindende voorschriften, Overige besluiten van algemene strekking, Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens). Wij voldoen aan deze publicatieverplichtingen. Naast de wettelijk verplichte categorieën publiceren wij ook al de informatiecategorieën convenanten, Woo-verzoeken en Klachtenoordelen. Momenteel werken wij aan de implementatie van de volgende categorieën:

1. ontwerpen van wetten, andere algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd, met inbegrip van de adviesaanvraag (artikel 3.3, eerste lid, aanhef en onder c.);
2. agenda’s en besluitenlijsten van het college (artikel 3.3, tweede lid, aanhef en onder d.);
3. adviezen:
   1°. over de ontwerpen, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, van adviescolleges of -commissies alsmede van andere externe partijen indien die om advies zijn verzocht;
   2°. over andere onderwerpen van adviescolleges of -commissies, alsmede de op dat advies betrekking hebbende adviesaanvraag, uitgezonderd adviezen die betrekking hebben op individuele gevallen (artikel 3.3, tweede lid, aanhef en onder e); en
4. jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen inzake de voorgenomen uitvoering van de taak of de verantwoording van die uitvoering (artikel 3.3, tweede lid, aanhef en onder g).

De Woo stelt dat de digitale informatiehuishouding binnen acht jaar, vanaf mei 2022, op orde moet zijn. Dit is een traject dat meerdere jaren duurt en waarvoor wij met jaarplannen werken. De VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) heeft zeven belangrijke punten benoemd voor het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding. Wij gebruiken deze punten ook als richtlijn voor de prioriteiten vanaf 2026.

1. Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening.
   In 2025 is een marktverkenningsonderzoek betreffende e-depots uitgevoerd door een externe adviseur. Hieruit is de aanbeveling gekomen om aan te sluiten bij de e-depot pilot van stadsarchief Rotterdam. Tijdens het onderzoek is contact geweest met stadsarchief Rotterdam en zij geven aan open te staan voor een pilot.
2. Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd.
   Dit betreft het tijdig vernietigen van informatie. Deze archiving by design activiteiten zijn structureel belegd en doorlopend.
3. Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering.
   In 2025 zijn er vernieuwingen geweest rondom de mail programmatuur. De vernieuwing van de techniek geeft nieuwe beheersbare oplossingen om mailarchivering in te richten, waaronder bijvoorbeeld archivering volgens de ‘Capstone’ methodiek.
4. Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten.
   Dit onderdeel is omwille van prioritering niet behandeld in 2025. De implementatie-tijdslijn is daarbij conform de tijdlijn van het VNG document ‘Meerjarenplan om de Wet open overheid (Woo) bij gemeenten te implementeren’.
5. Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal ingericht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat, hoe het beheer is geregeld).
   Wij hebben een informatiebeheerplan. Dit is een levend document en een doorlopende inspanning.
6. Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling.
   Wij hebben een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer en zullen dit blijven uitbreiden. Dit is een doorlopende inspanning.
7. Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld.
   Wij hebben het metagegevensschema vastgelegd en vastgesteld en zullen dit blijven doorontwikkelen om te voldoen aan dan geldende standaarden en ontwikkelingen.